Они существуют! Все о продуктивных и интересных совещаниях
Они существуют!
Все о продуктивных и интересных совещаниях
Легенда гласит, что где-то на земле существуют продуктивные совещания. Их участники не спят, а генерируют идеи, и время посиделок измеряется не часами, а минутами.
Для многих бесполезные совещания — грустная данность, которую надо принять. Тренер Moscow Business School с этим не согласна! Как сделать собрание интересным и результативным процессом — читайте ниже.
Руководители получают высокую зарплату не за долгие обсуждения и заседания в переговорных. Однако колоссальное количество их времени уходит на бессмысленные разговоры и отчеты.
К совещанию нужно готовиться, его участников — отбирать, цели — ставить, итоги — подводить. Давайте подробно рассмотрим все аспекты собрания: как улучшить каждый этап этого процесса и заставить все работать на результат.
А так ли нужно совещание?
У вас есть проблема, которую нужно решить. Реально ли сделать это без совещания? Конечно!
Вот варианты:
- Обсудить тему по телефону
- Провести селекторное совещание — телефонную конференцию, участники которой разделены на две части. У кого-то есть двухсторонняя связь (могут слушать и говорить), у кого-то — односторонняя (могут только слушать)
- Отправить email-рассылку
- Делегировать принятие решения другому сотруднику
Ставим цель
— Что у вас тут вообще происходит?
— Да мы сами не очень понимаем, что тут происходит. На завтра назначено совещание, будем думать, что у нас тут происходит.
«День выборов»
Огромное количество руководителей именно так и действуют: «Возникла проблема, собираемся вместе, будем думать».
Начальник должен представлять, какой результат он хочет получить от участников. Чем конкретнее будет сформулирована цель, тем лучше!
К примеру:
- Разработать алгоритм взаимодействия между отделами
- Создать стратегию повышения продаж
- Определить коммерческую или маркетинговую политику предприятия
Технология SMART является наиболее успешной моделью постановки целей. Конкретика, измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени. Если руководитель научится мыслить этими категориями, то проводить совещания станет намного проще.
А участники кто?
Одно из самых важных условий: на совещании всем есть что сказать. То есть каждый владеет информацией, компетентен в какой-то части вопроса и может высказаться по возникшей проблеме.
Часто в переговорной собирают всех, кого можно. Кто-то имеет весьма отдаленное представление о вопросе, но все равно озвучивает свою точку зрения, ведь это совещание!
«В одной из компаний, где я работала, на все совещания звали административного директора, так как „она должна знать, какие решения принимаются“. Это была активная и напористая девушка. В результате совещания затягивались на долгое время, так как все увлеченно спорили с административным директором, которая не очень понимала ситуацию».
Важно мнение каждого
На зайцев охотились лисы. Зайцы пошли за советом к мудрой сове. Та говорит: «Станьте ежиками, на них не охотятся лисы». Обрадованные зайцы пошли домой, но по пути поняли, что не знают, как это сделать. Вернулись к сове, уточнили. Она им отвечает: «Я стратег, а вы у меня какую-то ерунду спрашиваете».
Случай из анекдота бывает и в бизнесе: собрался топ-менеджмент, разработал стратегию. Она дошла до исполнителей, и оказалось, что реализовать ее невозможно по объективным причинам. Сейчас кто-то скажет, что грош цена таким топам, но поверьте: это очень распространенная ситуация.
Каждый участник совещания будет потребителем результата. Поэтому чем большее количество предложений смоделируют участники, тем больше вероятности в наиболее оптимальном результате.
-
Подготовка к совещанию
Перед встречей необходимо составить повестку и разослать ее участникам для подготовки и разделения обязанностей. Иначе совещания превратятся в обсуждение субъективных мнений. При принятии решений нужно опираться на факты, аналитику, а не на точки зрения, пусть даже компетентных специалистов.Вопросы в повестке необходимо ранжировать в порядке стратегической важности. Тогда в случае затяжного совещания или форс-мажора вы успеете рассмотреть и решить главные проблемы.
-
Лучшие совещания — те, что с утра
Стратегически важные задачи мы решаем в первой половине дня, когда организм функционирует наиболее активно. У каждого есть свой график работоспособности, но моя практика показывает, что даже совы лучше всего решают задачи утром.С днем недели все не так просто. В понедельник организм приходит в себя после выходных, а в пятницу к ним готовится. Поэтому лучше планировать совещания на вторник, среду и четверг.
-
Обозначьте время совещания
По моим наблюдениям, оптимальное время совещания — от получаса до часа. Дальше люди устают и начинают исподтишка заниматься своими делами.Самое главное — предупредить всех о длительности встречи и отведенном времени на каждый этап совещания. 15 минут на выступления, 15 минут на обсуждения, 15 минут на мозговой штурм и 15 минут на принятие решения.
Все должны знать: совещание не затянется дольше этого времени, есть ограничения, которые необходимо соблюдать. Это мобилизует даже тех, кто любит поговорить.
-
Контролируем совещание
В идеале за процессом обсуждения должен следить модератор. Он знает алгоритм встречи, понимает типы переговорщиков, отслеживает количество отведенного времени.Есть участники, которые на совещании провоцируют конфликты и мешают вести конструктивный диалог. Их нужно максимально изолировать от общего собрания, поместив в неудобное место. Если такой возможности нет — постарайтесь не реагировать на их всплески и почаще напоминать им о цели встречи.
-
Подводим итоги!
Распространенная проблема руководителей — неумение подводить итоги совещаний. В лучшем случае они делают это обтекаемо, в остальных — никак.
Обязательно нужно найти человека, который будет вести протокол встречи. По каждому решению обозначать ответственного сотрудника, сроки и ожидаемые результаты. Копию протокола должны прочитать и подписать все участники, чтобы в дальнейшем не было моментов, когда кого-то неправильно поняли. И наконец, копию подписанного протокола необходимо довести до всех ответственных лиц.
