Как организовать спортивное событие без провалов?
Активное лето:
как организовать
спортивное событие?
Летом так и тянет добраться до парка и прокатиться на роликах
по дорожкам, оседлать велосипед и доехать до ближайшего леса, исполнить пару трюков на скейте, сыграть в футбол, бадминтон
или даже в шахматы, сидя за столиком под раскидистой липой...
В общем, лето — пора активности и спорта. И грех этим не пользоваться!
Даже если вам никогда не приходилось организовывать спортивные мероприятия, попробуйте! Активный отдых порадует ваших постоянных и потенциальных клиентов, а наши советы
помогут не упустить ничего важного.
В подготовке рассылки нам помогал тренерMoscow Business School, заместитель директора
по развитию стадиона «Сокол» Сергей Мещеряков.
Готовьте сани летом...
... а спортивное мероприятие не меньше, чем за месяц до старта. Но лучше начинать еще раньше. Примерно за полгода. А если хотите собрать на стадионе пару-тройку тысяч человек, то и за год.
Конечно, были случаи, когда организаторы хватались за голову за неделю до предполагаемого мероприятия. Но если небольшое корпоративное соревнование еще есть шанс подготовить в авральном режиме,
то о масштабном событии придется забыть. Правда, много времени уйдет на поиски свободной площадки, придется соглашаться на любые условия.
И радоваться, если все прошло относительно неплохо.
Ведь предусмотреть все за столь короткое время практически невозможно. Зато адреналин гарантирован. До, вовремя, а также после события.
Итак, если подобный экстрим не для вас, продумайте
все заранее.
- Определитесь с размахом события
Кубок Москвы по плаванию и соревнования по скандинавской ходьбе потребуют совсем разной подготовки. - Найдите свою аудиторию
Выясните заранее, кого именно вы хотите видеть на летнем празднике,
и решите, что будет интересно вашим потенциальным участникам. Согласитесь, спортивный праздник для молодых родителей с детьми
будет заметно отличаться от мероприятия для состоятельных людей средних лет. - Выберите место проведения
Площадки разнятся по степени оснащенности, вместимости и стоимости. - Просчитайте бюджет
Его рамки естественным образом ограничат вас
и вашу креативную команду.
Слагаемые успеха
Следующий этап — подбор исполнителей, разработка сценарного плана
и составление технического задания. Тут есть несколько вариантов развития событий. Вы можете нанять специальную команду,
которая будет помогать вам с организацией, или взяться за дело собственными силами. В любом случае вам нужно будет представить,
что именно вы хотите видеть на своем мероприятии, и донести свою
идею до исполнителей.
Главное — придерживайтесь наших рекомендаций.
- Сценарий
Распишите подробно, как вы себе представляете будущее событие. Укажите пункты, которые должны обязательно присутствовать в ходе мероприятия. - Понятное ТЗ
Составляйте техническое задание так, чтобы каждый пункт был предельно ясен. Если сомневаетесь, стоит ли о чем-то писать,
не сомневайтесь — пишите. Это поможет получить от исполнителя именно то, что вы хотите. - Проверенные исполнители
Распределите задачи и четко опишите зоны ответственности. Выбирайте тех, кто уже имеет опыт организации спортивных событий.
Неважно ваши эти сотрудники, или вы привлекаете стороннюю команду.
Не стесняйтесь пользоваться рекомендациями. Грамотные исполнители — залог того, что все пройдет без сучка и задоринки.
Что нам снег, что нам зной:
мероприятие на улице
Летом гораздо приятнее заниматься спортом на воздухе, а не в душном спортзале. Но и тут есть свои особенности, которые обязательно стоит предусмотреть. Например, внезапный дождик может подпортить настроение не только спортсменам, но и болельщикам.
Тут на помощь придут смекалка и заблаговременная подготовка.
Учитывайте следующие факторы — и все получится.
- Погода
Если вы не знаменитая гадалка, предсказывающая погоду
по дыму жертвенного костра, придется довериться интуиции. Выбирая дату, изучите прогнозы на ближайшее время и положитесь на удачу. Примите, однако, меры предосторожности. Дождевики или зонтики не будут лишними. Многие организаторы держат их на случай плохой погоды. Зрители, несомненно, оценят вашу заботу и симпатичный дизайн;) - Оснащение площадки
Убедитесь, что в случае дождя судьи и оргкомитет смогут укрыться,
а над зрительскими трибунами предусмотрите тенты.
Тогда, если непогода не превратится в бурю, ей точно не удастся
сильно подмочить вам мероприятие и репутацию. - Дата и время
При назначении времени, следите за тем, чтобы все ваше событие пришлось на светлое время суток. Не все площадки хорошо освещаются. Кроме того, в случае задержки мероприятия, платить за дополнительную работу ламп вам придется из своего кармана. - Недовольные соседи
Если место проведения события расположено недалеко от жилых домов,
не начинайте слишком рано. Возмущенные соседи, вызвавшие полицию, вряд ли прибавят вам и вашим гостям спортивного азарта. Даже проверка исправности аппаратуры утром выходного дня вызовет шквал недовольства.
Безопасность жизнедеятельности
Любой спорт предполагает травмы. А если вам попались горячие и азартные болельщики, событие может стать по-настоящему опасным. Безопасность должна быть на высоте! Даже на детских спортивных соревнованиях нужна охрана.
Бывали случаи, когда на защиту своих чад бросались родители. Вам же
не нужна свалка на поле? Кроме того, очень часто полные энтузиазма болельщики покидают свои места и пытаются поддержать спортсменов
не только морально, но и физически.
Чтобы все это не омрачало веселого духа командных соревнований, заручитесь поддержкой следующих людей:
- Врачи
На любом, даже самом камерном спортивном мероприятии должен
дежурить врач с набором первой помощи. Он и спортсменам поможет
в случае травмы, и зрителям. Если собралось больше 100 человек, понадобится целая врачебная бригада. Дежурство кареты Скорой помощи на средних и крупных играх и соревнованиях включается в бюджет. На здоровье гостей экономить не стоит. - Охрана
Если мероприятие небольшое, хватит двух-трех человек.
Важно помнить, что охранник, дежурящий на въезде на стадион, к этому числу не относится. Он как стоял на воротах, так и будет стоять.
И снимать зрителей с сетки ограждения не пойдет. Это не его задача. - Полиция
При организации масштабного события можно договориться
с местным ОВД, чтобы они прислали один или два наряда для обеспечения безопасности. Проверено: наряд полиции, даже просто помаячивший на площадке, способен остудить самых яростных болельщиков. - Волонтеры
Часто к охране порядка привлекаются добровольцы. Это хорошо и удобно. Главное — назначить человека, который будет за ними следить, чтобы волонтеры действительно обеспечивали порядок в ходе мероприятия, а не растворились в толпе вскоре после его начала.
Как поймать звезду?
Всегда приятно, когда участие в мероприятии принимает профессиональный спортсмен или известный тренер.
Это сразу придает событию масштабности, привлекает СМИ,
новых участников и болельщиков.
Что может побудить «звезду» согласиться на ваше приглашение?
- Деньги
Это самый надежный и проверенный способ мотивации.
На него спортсмены отзываются чаще всего. Но если денег нет,
можно испробовать иные пути. - Освещение в СМИ
Договоритесь с информационными партнерами, что они возьмут
у важного гостя интервью, снимут сюжет с его участием. Зачастую профессиональным спортсменам приятно напомнить публике о себе. Правда, способ сработает не со всеми. Но тут главное упорство — отказался один, звоните следующему. - Доброе дело
Если вы приглашаете спортсмена участвовать не в коммерческом,
а в благотворительном мероприятии, привлечь его бесплатно больше шансов. Многие люди готовы поработать ради того, чтобы помочь детям
или взрослым, оказавшимся в трудной ситуации. - Друзья
Если в вашей команде работают хорошие знакомые известного спортсмена, самое время воспользоваться связями! Очень многие соглашаются помочь друзьям за чисто символическую плату.
Спорт — в массы! Как привлечь участников
и зрителей?
Масштабная рекламная компания — это отлично. Но срабатывает она далеко не всегда. Мы расскажем, как сделать так, чтобы на вашем событии обязательно были и участники, и болельщики.
- Широкая аудитория
Если событие потенциально интересно многим, то можно потратить деньги на рекламу и освещение в СМИ. Единственное ограничение объемов —
ваш бюджет. - Камерное мероприятие
Если событие рассчитано на конкретную аудиторию, то лучше сосредоточиться на ней, а не палить из пушки по воробьям, тратя деньги
на широкую рекламную компанию. Создайте сайт проекта, распространите информацию в социальных сетях и на форумах, где собираются ваши потенциальные участники. - Информационные спонсоры
Многие издания с удовольствием осветят ваше событие
за возможность фигурировать на нем в качестве спонсора.
Обращайтесь в интернет-издания. Как показывает практика, они идут
на контакт охотнее. Ну и, конечно, привлекайте к участию людей,
у которых есть связи со СМИ. Журналисты, как и спортсмены,
охотнее работают с теми, кого знают.
Осторожно — дети!
Участие детей в мероприятии требует особого внимания. Дети, как известно, цветы жизни. Украшают любое событие, но и требуют бережного отношения. Проводя исключительно детское мероприятие, постарайтесь учесть каждую мелочь. Ребенок — существо любопытное, но довольно хрупкое. Не омрачайте радость спорта проблемами и неприятностями.
- Следите за погодой
Важно, чтобы дети долго не находились на открытом солнце
или не мокли под дождем. Планируйте мероприятие так, чтобы
у самых маленьких участников была возможность перемещаться
по площадке и укрыться при непогоде. - Обеспечьте провиант
У детей обязательно должен быть доступ к воде. А если мероприятие долгое, то стоит позаботиться и о небольшом перекусе. - Ребенок всегда прав
Если во время события произошел какой-либо инцидент с участием ребенка, постарайтесь разрешить его как можно скорее. И обязательно
в пользу малыша. Иначе вместо положительного фидбека
рискуете получить вал недовольства и возмущения от родителей.
Пользуясь этими правилами, вы сможете избежать возможных ошибок в организации. И устроить настоящий праздник спорта, который запомнится и зрителям, и участникам.
Желаем вам креативных идей и безупречного исполнения!
